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Programa CyC
Departamento de RecursosNaturales y Paz
Universidad para la Paz
Apdo.138-6100, Ciudad Colón, Costa Rica.
Tel. (506) 205 9083
Fax (506) 249 2971
E-mail: cyc@upeace.org

  REGLAMENTO DE LA CONVOCATORIA
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SOBRE EL PRESENTE DOCUMENTO Y OTROS TEXTOS COMPLEMENTARIOS

1. El presente reglamento del programa “Conflicto y Colaboración en el Manejo de Recursos Naturales: programa de Pequeñas Donaciones para América Latina y Caribe” (CyC) establece las reglas y procedimientos para la realización de los concursos de pequeñas donaciones y para la ejecución de los proyectos que sean financiados por el mismo, incluyendo los cambios que el Comité Asesor del programa estime necesario incorporar en cualquier momento. Las organizaciones y personas interesadas en obtener más información sobre CyC, pueden obtenerla en el citado sitio web. Los siguientes textos complementan lo establecido en el presente reglamento:

  • Convocatoria a Concurso: documento que define el o los temas sobre los que se pueden presentar propuestas de proyectos en cada uno de los concursos del programa.
  • Cronograma de Actividades, que establece los plazos para las distintas etapas de cada concurso.

ANTECEDENTES Y OBJETIVOS

2. CyC surgió en el año 1999 como resultado de la preocupación sobre la poca influencia de las experiencias en el manejo colaborativo de los recursos naturales (por ejemplo, procesos de mediación, negociación, concertación y conciliación entre actores, así como consultas, comisiones municipales, análisis de problemas a partir de enfoques de actores diversos, etc.) en los procesos de toma de decisión en distintos niveles (locales, nacionales, regionales) o entre diferentes actores (grupos locales, municipalidades, dependencias del estado, empresas, etc.). Una tesis fundamental del programa era que las estrategias de promoción del manejo colaborativo de conflictos, adaptados a los contextos latinamericanos, pueden orientar y promover agendas de gobernabilidad concertadas por diversos actores para el uso sostenible de los recursos naturales.

3. CyC ha sido creado con el auspicio de La Universidad para la Paz y del Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo (CIID).

4. El objetivo general de CyC es el fortalecimiento de la cultura de diálogo en el manejo colaborativo de los recursos naturales en América Latina y el Caribe.

5. Los productos que el programa espera generar en el período 2002-2004 son:

  • 10 proyectos implementados con sus respectivos informes y documentación
  • Un informe de la sistematización de las experiencias de la primera y segunda fase
  • Un borrador de manual metodológico sobre enfoques colaborativos en el manejo de recursos naturales
  • Elementos de una visión sobre el futuro del programa
  • Materiales de capacitación presencial (reunión inicial) y a distancia.
  • Informes semestrales, anuales y final de la fase 2.
  • Informe de evaluación de la fase 1 y 2

SOBRE EL CICLO DE LOS CONCURSOS

6. Cada Ciclo de concurso incluye las siguientes etapas:

  • Publicación del reglamento y de la convocatoria a concurso
  • Período de elaboración de perfiles
  • Recepción de perfiles
  • Evaluación de perfiles según criterios de elegibilidad
  • Evaluación de perfiles elegibles según criterios de mérito
  • Selección de perfiles para continuar con la presentación de propuestas
  • Período de elaboración de propuestas y consultas aclaratorias
  • Recepción de propuestas
  • Evaluación de propuestas según criterios de elegibilidad
  • Evaluación de propuestas elegibles según criterios de mérito
  • Adjudicación del concurso según criterios de selección
  • Seminario inicial con los investigadores
  • Firma de contratos e inicio de la ejecución de los proyectos
  • Informes técnicos de avance
  • Acompañamiento de los proyectos y proceso de capacitación
  • Informes finales, técnico y financiero
  • Seminario final con los investigadores
  • Evaluación de informes y eventual corrección o modificación de los mismos
  • Análisis comparativo de resultados de todos los proyectos financiados en el mismo concurso
  • Comunicación de resultados a decisores estratégicos

SOBRE LA SELECCIÓN DE LOS TEMAS DE LOS CONCURSOS

7. El ámbito temático permanente de CyC son los procesos de conflicto y colaboración en el manejo de recursos naturales en América Latina y el Caribe. Dentro de ese ámbito, cada concurso estará dedicado a un tema específico, el que será definido por el Comité Asesor. El tema elegido por el Comité Asesor está definido y descrito en la convocatoria a concurso, documento que los interesados en postular deben consultar obligatoriamente.

8. Los temas elegidos deberán reunir las siguientes características:

  • El tema está referido a nuevas ideas, estrategias, métodos e instrumentos que, a juicio del Comité Asesor y de los expertos consultados, podrían ayudar a mejorar la calidad y la eficacia de las intervenciones en los procesos de conflicto y colaboración en el manejo de los recursos naturales en América Latina y el Caribe;
  • El tema es relevante en el conjunto de los países de América Latina y el Caribe;
  • Hay una falta de conocimientos que dificulta o impide que las organizaciones respondan adecuadamente a los asuntos involucrados en el tema;
  • Existe un claro potencial de que el programa pueda hacer una contribución que ayude a cerrar esa brecha de conocimientos;
  • El tema se puede definir de tal forma que los participantes puedan innovar en el diseño de conceptos, estrategias, metodologías y herramientas;
  • El tema puede acomodar diversos enfoques teóricos, metodológicos e institucionales, de forma tal que se asegure la diversidad entre los participantes en los concurso.

SOBRE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS

9. Los proyectos que el programa tiene por mandato apoyar, deberán reunir las siguientes características:

  • Están clara, directa y explícitamente referidos al tema del concurso al que están siendo postulados.
  • Sus productos son sistematizaciones de conceptos, estrategias, metodologías, prácticas y herramientas para mejorar la efectividad y la calidad de las intervenciones en los procesos de conflicto y colaboración en el manejo de los recursos naturales, dentro de los límites del tema particular de cada concurso.
  • Son proyectos de investigación aplicada o de investigación-acción, y no proyectos solamente de desarrollo, ni de investigación puramente académica.
  • Están focalizados sobre zonas, países o regiones con alta incidencia de conflictos ambientales y de degradación de los recursos naturales, con exclusividad a los países de América Latina y el Caribe.
  • Preferentemente (aunque no exclusivamente), son co-diseñados y co-ejecutados por dos o mas organizaciones, de ser posible de distinta naturaleza (por ejemplo, ONG y organización social, organización social y empresa privada, gobierno municipal y universidad, etc.).
  • Agregan valor a iniciativas ya en curso en el ámbito de los procesos de conflicto y colaboración en el manejo de los recursos naturales.
  • Incluyen actividades orientadas a diseminar e institucionalizar los resultados del proyecto, en el contexto de tomadores de decisiones.
  • Demuestran una clara intención de contribuir al desarrollo de las capacidades y oportunidades de los sectores sociales marginados, de tal forma que las consideraciones sociales y de género son partes integrantes de su diseño e implementación.
  • Aportan recursos propios o de terceros al financiamiento de los costos del proyecto, del tal forma que el aporte del programa se complementa con los de esas otras fuentes.
  • Se implementan y llegan a sus resultados finales en un período igual o inferior a 15 meses

SOBRE LOS POSTULANTES

10. Cada propuesta deberá incluir necesariamente una organización (o persona) coordinadora, y podrá incluir una o más organizaciones (o personas) co-ejecutoras. La organización (o persona) coordinadora es aquella que:

  • Representa ante CyC al conjunto de las organizaciones que se han reunido para diseñar y ejecutar el proyecto,
  • Eventualmente suscribe el contrato si la propuesta resulta ganadora, y, en consecuencia, es legalmente responsable de su cumplimiento,
  • Recibe los recursos de financiamiento aportados por CyC y es responsable de su administración y de la rendición de cuentas, y
  • Es responsable de la presentación de los informes y productos señalados en la propuesta.

11. Puede participar en las propuestas de proyecto presentadas a los concursos del programa, cualquier tipo de organización pública o privada que tenga una experiencia significativa en el manejo de los recursos naturales y manejo alternativo de conflictos ambientales, incluyendo, entre otras: universidades e instituciones de educación superior e investigación, organizaciones sociales rurales, ONG, corporaciones de estudios vinculadas a empresas privadas, fundaciones, agencias gubernamentales, organismos internacionales bilaterales o multilaterales, etc.

12. Postulantes que se presenten a nivel personal deben ser nacionales de un país del América Latina o el Caribe.

13. Sin desmedro de los señalado en el punto anterior, las organizaciones coordinadoras de cada proyecto, no podrán ser entidades con fines de lucro ni tampoco organismos que carezcan de personalidad jurídica en alguno de los países de América Latina y el Caribe. Sin embargo, estas organizaciones sí podrán participar como organizaciones co-ejecutoras. Se entiende por empresa privada con fines de lucro a organizaciones que legalmente pueden repartir dividendos o utilidades entre sus socios o dueños. Sin embargo, quedan expresamente eximidas de esta restricción las organizaciones económicas o empresas asociativas campesinas o rurales, es decir, aquellas que a pesar de tener legalmente fines de lucro, son enteramente propiedad de campesinos, comunidades indígenas, pequeños productores, afro latinoamericanos, miembros de minorías, jóvenes rurales, y/o habitantes rurales pobres.

14. Una misma organización, participando como organización coordinadora, solo puede adjudicarse un máximo de un proyecto en cada concurso. Si una misma organización coordinadora presenta dos o más propuestas a un mismo concurso, como máximo solo podrá resultar elegida una sola de dichas propuestas para recibir el apoyo del programa. Una misma organización puede participar como organización co-ejecutora en cuantos proyectos estime conveniente. Una misma organización puede ser organización coordinadora de un proyecto, y organización co-ejecutora de uno o mas proyectos adicionales.

SOBRE LAS OBLIGACIONES QUE ASUMEN LAS ORGANIZACIONES QUE POSTULAN AL PROGRAMA

15. Las organizaciones que participen en los proyectos presentados a los concursos del programa, sean en calidad de coordinadoras de los proyectos o de co-ejecutoras, se obligan por el solo hecho de postular a acatar lo dispuesto en este reglamento, en la Convocatoria a concurso, y en los Contratos que eventualmente se suscriban para la implementación de los proyectos. Especialmente, dichas organizaciones se obligan a ejecutar los proyectos en concordancia con la propuesta presentada al concurso y a participar activamente en las actividades de análisis comparativo y comunicación de resultados, que se llevarán a cabo como parte del ciclo de concurso.

SOBRE EL MECANISMO DE SELECCIÓN DE PROYECTOS

16. El proceso de selección de proyectos se hará en dos etapas:

  • Pre-selección de perfiles
  • Selección y adjudicación de propuestas.

SOBRE LA ELABORACIÓN DE PERFILES Y RECEPCIÓN DE CONSULTAS

17. Una vez publicados el reglamento y la convocatoria a concurso, y hasta 20 días antes de la fecha definida como plazo final para la entrega de los perfiles, los interesados podrán hacer consultas pidiendo aclarar aspectos específicos del reglamento o de la convocatoria. Las consultas se deben dirigir a la dirección indicada abajo. Las consultas y las respuestas a las mismas serán publicadas en el sitio web del programa.

18. Sin desmedro de lo anterior, no se responderán consultas que apunten a solicitar de parte del programa una opinión sobre la elegibilidad, contenido o calidad de una perfil en particular. CyC no emitirá ninguna opinión sobre ningún perfil o proyecto previo a la adjudicación final.

FORMATO DE LOS PERFILES

19. El perfil, de no más de 3 páginas (máximo 1200 palabras), debe incluir las siguientes secciones:

  • El problema que se propone investigar
  • El enfoque propuesto de la investigación, incluyendo su duración
  • La contribución esperada al conocimiento sobre el tema
  • La experiencia del equipo en el tema
  • Un presupuesto tentativo relativo al aporte del programa (rubros de personal, operación, bienes de capital, imprevistos y overhead)
  • Descripción del estatus legal de la organización coordinadora

20. Los perfiles se pueden presentar escritos en Español, Portugués, Inglés o Francés en formato electrónico en un archivo que pueda ser leído directamente con el software Word, versión 2000, para PC.

RECEPCIÓN DE PERFILES

21. Los postulantes deberán hacer llegar sus perfiles a la dirección que se indica al final del presente reglamento, dentro del plazo señalado en el punto siguiente. La recepción fuera de plazo del perfil, o la recepción de los mismos en forma incompleta, será motivo suficiente y automático para descalificarlo. No se aceptarán como argumentos para evitar la descalificación del perfil ningún impedimento técnico, físico, legal o administrativo que haya afectado al postulante, aun y cuando este haya sido de fuerza mayor y ajeno a la voluntad del postulante.

22. El plazo para la entrega de los perfiles vence el día 17 de Junio, 2002, a las 9:00 AM, hora de San José, Costa Rica.

EVALUACIÓN DE LOS PERFILES SEGÚN CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD

23. Los perfiles que se reciban dentro del plazo señalado en el capítulo anterior, serán evaluadas por personal contratado por el programa para asegurarse que cumplan con los criterios de elegibilidad que se indican a continuación:

  • Formato indicado en el acápite 19.
  • Montos totales de financiamiento por parte del programa dentro de los límites señalados.
  • Duración total del proyecto igual o inferior a 15 meses. El plazo considerado en la metodología y cronograma para ejecutar el proyecto y entregar los informes finales, no puede ser superior a los 15 meses.
  • Tipo de Organización Coordinadora. La organización que cumple el rol de coordinadora del proyecto, está legalmente constituida en un país de América Latina y el Caribe y no es una empresa privada con fines de lucro.
  • Proyecto dentro del tema del concurso. Los antecedentes, objetivos, enfoque metodológico del proyecto indican claramente que la propuesta cumple con los términos de la convocatoria a concurso.
  • Proyecto corresponde a las iniciativas de interés del programa. Los proyectos deberán ser iniciativas de investigación-acción aplicada a los procesos de conflicto y colaboración en el manejo de recursos naturales. Se excluyen los proyectos de investigación únicamente académica o aquellos que más bien son propuestas para la intervención directa, sin un componente principal y central de investigación aplicada.

24. Bastará que un perfil no cumpla con uno solo de los criterios de elegibilidad, para que automáticamente quede descalificado del concurso. La declaración de no elegibilidad de un perfil será fundamentada por escrito.

EVALUACIÓN DE LOS PERFILES SEGÚN CRITERIOS DE MÉRITO

25. Aquellos perfiles que sean declarados elegibles, serán leídos y evaluados por varios evaluadores anónimos del Comité Asesor.

26. El mérito de cada perfil se calificará de acuerdo a los siguientes criterios:

  • Contribución a los productos esperados en la convocatoria. Este criterio vale el doble puntaje que los demás criterios.
  • Colaboración existente entre el investigador principal y todos los involucrados directos, tanto en la definición del problema a estudiar como en la implementación de la investigación. El sentido primario de este criterio es evitar los casos donde el investigador es “externo” al caso que pretende estudiar y donde no mantiene relaciones de largo plazo con los distintos actores. Además, aunque el o los investigadores pueden tener una relación más estrecha con algunos de los grupos, es esencial que pueda mantener también una relación efectiva con actores que, a priori, se pueden considerar como “opuestos”. Esto con el fin de entender los temas del conflicto desde todas las perspectivas, y con el fin de dibujar elementos de solución que involucren a todas las partes.
  • La claridad y factibilidad de la metodología propuesta. ¿En qué medida permite cumplir con los objetivos en el plazo y con los recursos disponibles?
  • La experiencia de los participantes en la realización de proyectos de investigación e investigación-acción. Este criterio incluye tanto la experiencia institucional, como la experiencia de los individuos que cumplen un papel importante en el proyecto.
  • Compromiso con la difusión de los resultados de la investigación y su uso ético. La descripción y publicación de una caso local no es “suficiente”. Es esencial por lo tanto que el perfil señale las principales formas como se van a hacer llegar los resultados de la investigación a las personas e instituciones que pueden transformarlos en políticas y en aplicaciones.
  • Se aprobarán proyectos por un monto de US$ 10000 hasta US$ 22000. El monto máximo será aprobado de manera preferente para propuestas que demuestren un aporte significativo de la institución ejecutora o de otras fuentes. Se evaluará además el grado de congruencia entre la metodología y los productos esperados con el prespuesto.

27. Es responsabilidad de los postulantes asegurarse de que el perfil incluye información relevante y suficiente, que permita a los evaluadores aplicar estos criterios. Los evaluadores revisarán y emitirán sus opiniones de cada perfil sobre la base de la información que ésta contiene. Si la información no es suficiente o es ambigua, los revisores asumirán que no se han cumplido los criterios.

28. Los puntajes que cada uno de los dos evaluadores otorgue a cada perfil, y sus motivos, serán registrados por escrito. El puntaje de cada perfil en cada criterio de mérito, será el promedio simple de los puntajes otorgados por cada evaluador. En caso de que existan diferencias importantes entre dos evaluadores en la calificación del mismo proyecto, se recurrirá a una opinión independiente.

29. El Comité Asesor supervisará y revisará selectivamente los resultados e informes del proceso de evaluación según criterios de mérito.

SOBRE LA ELABORACIÓN DE PROPUESTAS Y RECEPCIÓN DE CONSULTAS

31. Con base en la selección de perfiles descrita arriba, el Comité Asesor, invitará a los investigadores seleccionados a presentar una propuesta completa de acuerdo a las reglas que se definen a continuación. No se evaluarán propuestas que no hayan sido pre-seleccionadas por el Comité Asesor y cuyos autores no hayan sido explicitamente invitados a presentarlas en los plazos que se indican más abajo.

32. Hasta 20 días antes de la fecha definida como plazo final para la entrega de las propuestas, los interesados podrán hacer consultas pidiendo aclarar aspectos específicos del reglamento o de la convocatoria. Las consultas se deben dirigir a la dirección indicada abajo. Las consultas y las respuestas a las mismas serán publicadas en el sitio web del programa.

33. Sin desmedro de lo anterior, no se responderán consultas que apunten a solicitar de parte del programa una opinión sobre la elegibilidad, contenido o calidad de una propuesta en particular. CyC no emitirá ninguna opinión sobre ninguna propuesta o proyecto previo a la adjudicación final.

FORMATO DE LAS PROPUESTAS

34. La propuesta, de no más de 10 páginas (máximo de 4500 palabras), debe incluir las siguientes secciones:

  • Página inicial con: título de la propuesta; monto del financiamiento solicitado (US$); nombre, posición y correo electrónico del líder del proyecto; nombre, dirección postal, teléfono, fax y URL/ página web (sí la hay) de la institución; nombre y cualidades (nacionalidad, profesión, función, estado civil, cédula) del apoderado general de la institución; referencias bancarias completas incluyendo las necesarias para la transferencia electrónica de fondos.
  • Resumen ejecutivo de la propuesta (una página). Dicho resumen deberá incluir una síntesis de: (i) la justificación del proyecto (¿Por qué es importante hacer este proyecto?); (ii) sus beneficiarios directose indirectos (¿Quién tiene interés en el proyecto?); (iii) los objetivos y productos esperados (¿Qué resultados ofrece el proyecto?), y; (iv) la metodología (¿Cómo se va a llegar a dichos resultados?). Asimismo, en un párrafo breve se deberá señalar el costo total del proyecto y el monto total del co-financiamiento solicitado al programa, en dólares USA, así como el plazo total contemplado para la realización del proyecto, en meses.
  • Antecedentes / descripción de la problemática de acuerdo al enfoque conceptual (la preocupación que motiva la propuesta y el marco teórico que la sustenta);
  • Objetivos generales y específicos;
  • Metodología y cronograma;
  • Productos esperados (productos concretos que se entregarán como expresión de los resultados y del proceso mismo de la investigación, que serán útiles como indicadores fácilmente medibles, para los fines del seguimiento de los contratos);
  • Estrategia de difusión de los productos del proyecto, tanto a nivel de las comunidades estudiadas como a nivel general;
  • Experiencia y formación de los investigadores principales del proyecto y papeles (roles o funciones) de todos los participantes en la investigación;
  • Presupuesto de los aportes del programa y de las contrapartes institucionales en dólares USA para la duración total del proyecto.
    • El ítem de Personal incluye sueldos, salarios, honorarios y los correspondientes impuestos, gastos sociales y previsionales, etc.
    • El ítem de Gastos de Operación incluye los costos directos de todos los bienes y servicios requeridos para la realización de las actividades del proyecto, exceptuando inversiones.
    • El ítem de Inversiones incluye el costo de todos los bienes muebles e inmuebles que se vayan a adquirir para satisfacer necesidades directas del proyecto. Incluye compra de vehículos o equipos computacionales o audiovisuales. El programa puede financiar inversiones hasta por un monto de US$ 1000.
    • El ítem de Gastos Administrativos incluye los costos de los servicios de apoyo directos o indirectos requeridos por el proyecto (oficina, contabilidad, apoyo secretarial, luz eléctrica, servicios de documentación o biblioteca, etc.). El monto máximo de gastos administrativos es el 10% del monto de operaciones y personal.
    • El ítem Imprevistos representa una suma por un máximo de hasta 5% del ítem de operaciones, que el coordinador del proyecto puede destinar a reforzar los ítem de Personal o de Operaciones sin necesidad de solicitar autorización del programa. El uso o destino de este ítem deberá explicarse ex post en el informe financiero del proyecto
    • La columna de “Otros Aportes” incluye los gastos financiados por las instituciones participantes en el proyecto, y/o aquellos que serán financiados por cualquier otra fuente distinta al programa.
    • El aporte total solicitado al Fondo deberá ser igual o inferior a US$ 22,000.

Asimismo, se incluirán los siguientes anexos. (i) Experiencia institucional de la o las organizaciones participantes, desde enero de 1998 en adelante. (ii) Curriculum Vitae del personal principal que participará en el proyecto. Los anexos son adicionales a las 10 páginas requeridas.

35. Las propuestas se pueden presentar escritas en Español, Portugués, Inglés o Francés.

36. Las propuestas y sus anexos deben presentarse en formato electrónico en archivos que puedan ser leídos directamente con el software Word, versión 2000, para PC. Se solicita no incluir cuadros, imágenes o gráficos que aumenten el tamaño del archivo más allá de aproximadamente 500 a 700 kilobytes.

RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

37. Los postulantes deberán hacer llegar sus propuestas a la dirección que se indica al final del presente reglamento, dentro del plazo señalado en el punto siguiente. La recepción fuera de plazo de la propuesta, o la recepción de las mismas en forma incompleta, será motivo suficiente y automático para descalificar la propuesta. No se aceptarán como argumentos para evitar la descalificación de la propuesta ningún impedimento técnico, físico, legal o administrativo que haya afectado al postulante, aun y cuando este haya sido de fuerza mayor y ajeno a la voluntad del postulante. No se evaluarán propuestas que no hayan sido pre-seleccionadas por el Comité Asesor y cuyos autores no hayan sido explícitamente invitados a presentarlas en los plazos indicados.

38. El plazo para la entrega de la propuesta y de todos sus documentos anexos, se vence el día 12 de Agosto de 2002, a las 9:00 AM, hora de San José, Costa Rica.

39. Las postulaciones deben incluir los siguientes documentos para poder ser recibidas en conformidad y ser admitidas al concurso:

  • Documento-Proyecto y sus anexos: Si la propuesta se envía por correo aéreo o por courier, una copia en papel y una copia del archivo computacional en disquette de 3 1/2" o CD ROM, del documento principal y de los anexos. Alternativamente, si la propuesta se envía por correo electrónico, uno o más "attachment" con el archivo computacional del documento principal y los anexos. La propuesta debe obligatoriamente seguir el formato indicado en la sección respectiva de este mismo reglamento.
  • Cartas de compromiso: dichas cartas de compromiso deben señalar: (i) que la organización identificada con su nombre completo, se compromete a participar en la ejecución del proyecto en caso de que resulte ganador en el concurso; (ii) que la organización se obliga a realizar los aportes al financiamiento del proyecto según lo establecido en el presupuesto de la propuesta; (iii) que la organización conoce y acepta los términos del reglamento y de la convocatoria a concurso de CyC. Adicionalmente a los tres puntos anteriores, la carta que corresponda a la organización que coordine el proyecto y que será la responsable de suscribir los contratos y recibir el co-financiamiento aportado por el programa, deberá incluir un cuarto punto que indique el tipo de personalidad jurídica de dicha organización y el país en que está legalmente constituida, así como un quinto punto en que se señale que dicha organización no es una empresa privada con fines de lucro. Cada carta de compromiso deberá ser firmada por una persona que cuente con autoridad para establecer compromisos en nombre de la organización. Si la propuesta se envía por correo aéreo o por courier, se deben incluir originales de las cartas de compromiso de todos los organismos participantes en el proyecto. Alternativamente, si la propuesta se envía por correo electrónico, dicha cartas se podrán enviar por fax, junto a una carta-cubierta que indique con claridad a que propuesta corresponden.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS SEGÚN CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD

40. Las propuestas que se reciban dentro del plazo señalado en el capítulo anterior, serán evaluadas por personal contratado por el programa para asegurarse que cumplan con los criterios de elegibilidad que se indican a continuación:

  • Documentación completa de acuerdo al reglamento. Cada propuesta debe incluir la totalidad de los documentos solicitados, vale decir: (i) documento principal de acuerdo al formato indicado en este reglamento; (ii) anexos al documento principal; (iii) carta o cartas de compromiso de la o las organizaciones que participan en la propuesta.
  • Montos totales de financiamiento por parte del programa dentro de los límites señalados.
  • Duración total del proyecto igual o inferior a 15 meses.
  • Tipo de Organización Coordinadora. La organización que cumple el rol de coordinadora del proyecto, está legalmente constituida en un país de América Latina y el Caribe y no es una empresa privada con fines de lucro.
  • Proyecto dentro del tema del concurso. Los antecedentes, objetivos, productos esperados y metodología del proyecto indican claramente que la propuesta cumple con los términos de la convocatoria a concurso.
  • Proyecto corresponde a las iniciativas de interés del programa. Los proyectos deberán ser iniciativas de de investigación-acción aplicada a los procesos de conflicto y colaboración en el manejo recursos naturales. Se excluyen los proyectos de investigación únicamente académica o aquellos que más bien son propuestas para la intervención directa, sin un componente principal y central de investigación aplicada.

41. Bastará que una propuesta no cumpla con uno solo de los criterios de elegibilidad, para que automáticamente quede descalificada del concurso. La declaración de no elegibilidad de una propuesta será fundamentada por escrito.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS SEGÚN CRITERIOS DE MÉRITO

42. Aquellas propuestas que sean declaradas elegibles, serán leídas y evaluadas por varios evaluadores anónimos del Comité Asesor.

43. El mérito de cada propuesta se calificará de acuerdo a los siguientes criterios:

  • Contribución a los productos esperados en la convocatoria. Este criterio vale el doble puntaje que los demás criterios.
  • Efectividad de la colaboración entre el investigador principal y todos los involucrados directos, tanto en la definición del problema a estudiar como en la implementación de la investigación. El sentido primario de este criterio es evitar los casos donde el investigador es “externo” al caso que pretende estudiar y donde no mantiene relaciones de largo plazo con los distintos actores. Además, aunque el o los investigadores pueden tener una relación más estrecha con algunos de los grupos, es esencial que pueda mantener también una relación efectiva también con actores que, a priori, se pueden considerar como “opuestos”. Esto con el fin de entender los temas del conflicto desde todas las perspectivas, y con el fin de dibujar elementos de solución que involucren a todas las partes.
  • La claridad y factibilidad de la metodología propuesta. ¿En qué medida permite cumplir con los objetivos en el plazo y con los recursos disponibles? ¿Son todos los pasos necesarios y no falta alguno importante? ¿Las suposiciones sobre las cuales está basada la metodología han sido identificadas y son realistas?
  • La experiencia de los participantes en la realización de proyectos de investigación e investigación-acción. Este criterio incluye tanto la experiencia institucional, como la experiencia de los individuos que cumplen un papel importante en el proyecto.
  • Compromiso con la difusión de los resultados de la investigación y su uso ético. La descripción y publicación de una caso local no es “suficiente”. Es esencial por lo tanto que la propuesta describa las formas como se van a hacer llegar los resultados de la investigación a las personas e instituciones que pueden transformarlos en políticas y en aplicaciones.
  • Se aprobarán proyectos por un monto de US$ 10000 hasta US$ 22000. El monto máximo será aprobado de manera preferente para propuestas que demuestren un aporte significativo de la institución ejecutora o de otras fuentes. Se evaluará además el grado de congruencia entre la metodología y los productos esperados con el prespuesto.

44. Es responsabilidad de los postulantes asegurarse de que su propuesta incluya información relevante y suficiente, que permita a los evaluadores aplicar estos criterios. Los evaluadores revisarán y emitirán sus opiniones de cada propuesta sobre la base de la información que ésta contiene. Si la información no es suficiente o es ambigua, los revisores asumirán que no se han cumplido los criterios.

45. Los puntajes que cada uno de los dos evaluadores otorgue a cada propuesta, y sus motivos, serán registrados por escrito. El puntaje de cada propuesta en cada criterio de mérito, será el promedio simple de los puntajes otorgados por cada evaluador. En caso de que existan diferencias importantes entre dos evaluadores en la calificación del mismo proyecto, se recurrirá a una opinión independiente.

46. El Comité Asesor supervisará y revisará selectivamente los resultados e informes del proceso de evaluación según criterios de mérito.

ADJUDICACIÓN DEL CONCURSO SEGÚN CRITERIOS DE SELECCIÓN

47. Las propuestas que serán consideradas por el Comité Asesor para adjudicarles los recursos de financiamiento, serán aquellas que hayan logrado una calificación alta y pareja. Se trata de proyectos que habrán cumplido con los siguientes criterios de adjudicación: (a)

  • Que en cada uno de los criterios de mérito haya obtenido una puntuación equivalente al menos al 66% de la puntuación lograda por el proyecto mejor calificado en ese criterio. De esta forma no podrán ser seleccionados proyectos que tienen una alta puntuación en la mayoría de los criterios de mérito, pero una muy baja calificación en uno de ellos. (b)
  • Que haya obtenido una calificación total que sea igual o superior al 66% de la calificación obtenida por la propuesta con el más alto puntaje total.

48. Dentro de este grupo de proyecto, los recursos del programa se asignarán en estricto orden de calificación. Es decir, se financiará primero el proyecto con más alta calificación que cumpla los criterios de adjudicación, luego el proyecto con la siguiente puntuación total, y así sucesivamente hasta agotar los recursos disponibles en el concurso.

49. Con la finalidad de buscar el mejor equilibrio regional posible, el Comité Asesor no podrá adjudicar más de 3 proyectos por país.

INFORMACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL CONCURSO

50. Terminado el proceso de evaluación y adjudicación, el programa publicará en su sitio web los documentos principales de todos los proyectos que se hayan recibido en conformidad dentro de los plazos del concurso. Se identificarán las categorías finales de los proyectos: "No Elegibles", "Elegibles y no seleccionados" y "Seleccionados".

51. Los representantes de las Organizaciones Coordinadoras podrán solicitar al programa copias de las fichas de evaluación de sus respectivos proyectos. Sin embargo, el programa no dará explicaciones o informaciones adicionales más allá de los argumentos que hayan sido consignados por escrito en dichas fichas por los evaluadores. No se revelará el nombre de los evaluadores de cada propuesta.

52. El programa tomará contacto con los representantes de las organizaciones Coordinadoras de los proyectos que hayan resultado ganadores en el concurso, para informarlos del resultado e iniciar los trámites de formalización de los respectivos contratos.

CONTRATOS

53. Si la propuesta es seleccionada para obtener financiamiento, se firmará un contrato entre la UPAZ y la organización que coordina el proyecto. Esta organización será totalmente responsable del cumplimiento del contrato.

54. El Comité Asesor puede recomendar que la propuesta sea modificada parcialmente para los propósitos de mejorarla antes de la firma del contrato.

55. UPAZ transferirá los fondos en dólares de Estados Unidos a la cuenta bancaria de la organización contratante, de la siguiente manera 50% de la donación total en un plazo áximo de cinco días hábiles después de la firma del contrato. Un 30% adicional se transferirá después de la recepción y aceptación en conformidad del informe de avance. El 20% final será transferido después de recibir y aceptar en conformidad los Informes Financieros y Técnicos Finales. UPAZ dispondrá de un plazo máximo de diez días hábiles para aceptar o rechazar el informe de avance y de un plazo máximo de treinta días calendario para aceptar o rechazar los informes técnicos y financiero finales.

56. Los riesgos inherentes a las fluctuaciones en las tasas de cambio entre el dólar canadiense (monedas en que se han establecido la donacion del CIID que permiten constituir el programa), el dólar USA (moneda en que opera el programa, y en la que UPAZ transferirá los fondos a las organizaciones coordinadoras de cada proyecto), y las diferentes monedas locales en que operen los participantes de cada proyecto, serán de entera responsabilidad de las instituciones participantes en cada proyecto. Ni UPAZ, ni el programa, ni CIID asumirán o financiarán las pérdidas que se puedan derivar de las fluctuaciones cambiarias.

INFORMES

57. Durante el séptimo mes tras la firma del Contrato, la Organización Coordinadora presentará a UPAZ un informe narrativo, cuyo formato será descrito en el Contrato, en que se dará cuenta de los primeros seis meses del proyecto, en términos de: (i) las actividades programadas y realizadas, (ii) las actividades programadas y no realizadas o demoradas, (iii) los principales problemas que se pudieran haber presentado y cómo se han resuelto, y (iv) las principales acciones previstas para los próximos seis meses, destacando expresamente cualquier cambio o modificación significativa que sea necesario o recomendable introducir respeto del diseño original del proyecto.

58. Al término del proyecto y en el plazo máximo de quince meses a contar de la fecha de firma del contrato, la organización coordinadora presentará a UPAZ un informe financiero, firmado por el representante legal y por el responsable de las finanzas o la contabilidad. Dicho informe financiero tendrá obligatoriamente el siguiente formato:

  APORTE DEL FONDO OTROS APORTES TOTAL
ITEM DE GASTO Gasto programado en la propuesta Gasto efectivo realizado Gasto programado en la propuesta Gasto efectivo realizado Gasto efectivo realizado
Personal          
Gastos de operación          
Inversiones          
Imprevistos          
Gastos administrativos          
Total          

59. Al término del proyecto y en el plazo máximo de dieciseis meses a contar de la fecha de firma del contrato, la organización coordinadora presentará a UPAZ un informe técnico final. Cómo mínimo, dicho documento deberá incluir una completa revisión de la literatura, una clara descripción de las preguntas centrales a las que se dan respuesta en el trabajo, una descripción de la metodología empleada, los resultados del proyecto, y una sección de conclusiones y recomendaciones, así como una lista de referencias citadas.

60. Las instrucciones de formato para la preparación de los informes finales serán publicadas en el sitio web del programa, a más tardar con cuatro meses de anticipación a la fecha de presentación de los informes. Los informes finales podrán ser rechazados si este formato no se respeta.

ANÁLISIS COMPARATIVO Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

61. Tras la recepción de los informes técnicos finales, se organizará un proceso de análisis comparativo de los resultados de los distintos proyectos, con miras a obtener y documentar resultados, conclusiones y recomendaciones generales, es decir, que sean aplicables a un universo más amplio que aquel analizado en cada proyecto por separado. Una de las formas del proceso de análisis comparativo incluirá un seminario final. Las organizaciones coordinadoras de los proyectos apoyados por el programa, se comprometen y obligan a participar en esta actividad de análisis comparativo y a aportar el tiempo necesario de su personal dentro de un límite prudente. El programa se obliga a pagar los costos de pasajes aéreos o terrestres, hospedaje, alimentación y otros gastos similares de los representantes de dichas organizaciones en el seminario final.

62 Al término del análisis comparativo, el programa diseñará y llevará a cabo un proceso de comunicación estratégica de los resultados de cada concurso. El objetivo es que los tomadores de decisiones con un interés particular en el tema de cada concurso, accedan a los resultados. Las organizaciones coordinadoras y co-ejecutoras se comprometen y obligan a permitir al programa el uso gratuito de los informes parciales y finales, y de todo otro producto intermedio o final generado por su proyecto.

FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DURANTE EL CONCURSO

63 UPAZ, en su calidad de Secretaríado del programa, será responsable de recibir y calificar los proyectos de acuerdo a los criterios de elegibilidad; de suscribir los respectivos contratos con las instituciones que resulten ganadoras; de administrar y transferir los recursos del programa, de recibir, revisar y aprobar los informes técnicos y financieros y de organizar los seminarios inicial y final de la convocatoria.

64 El Comité Asesor aplicará los criterios de adjudicación para decidir cuáles son los proyectos que serán financiados por el programa. Asimismo algunos de sus miembros participarán en los seminario inicial y final y en los foros de discusión que el programa organice.

65 Todas las decisiones que el Comité Asesor adopte en cualquier momento del proceso general de recepción, revisión, preselección, evaluación, selección o contratación de los proyectos de investigación, o durante la revisión y aceptación de los informes financieros y técnicos parciales y finales, serán definitivas y no estarán sujetas a apelación o revisión adicional. El Comité Asesor no está obligado a justificar sus decisiones. Los postulantes podrán solicitar copia de las fichas de evaluación de sus propuestas; UPAZ proporcionará copia de dichas fichas única y exclusivamente con fines de información y transparencia, pero no podrá entablar ninguna comunicación sobre el contenido de dichas fichas. No se proporcionará el nombre de las personas que integraron el panel de evaluadores de las propuestas.

REGLAS GENERALES

66 Toda la documentación del programa, se publicará en este sitio web. Se recomienda a los participantes e interesados, que en forma periódica revisen este sitio web para informarse sobre la marcha del programa y sobre eventuales decisiones que pudieran modificar lo establecido en el presente documento. Las modificaciones que se publiquen en el sitio web entrarán en vigencia desde el momento de su publicación electrónica.

67 Todas las propuestas de proyectos que sean postuladas al programa serán publicadas en Internet.

68 Cualquier situación no cubierta adecuadamente en esta Convocatoria será resuelta por el Comité Asesor.

69 El Comité Asesor no está obligado a asignar financiamiento a ninguna de las propuestas presentadas, si después de una cuidadosa preselección y evaluación se considera que ninguna de ellas cumple los estándares deseados de calidad y relevancia.

70. Las propuestas y la documentación presentadas a UPAZ no serán devueltas a los autores ni postulantes.

71. Durante la implementación de los proyectos, o después de recibidos los informes finales técnicos y financieros, personal de UPAZ y los miembros del Comité Asesor, o sus representantes, podrán visitar a las instituciones responsables de los proyectos, para analizar con ellas la marcha de los mismos.

72 Los investigadores mantienen los derechos de autor sobre el contenido de sus propuestas e informes, en todos los medios. Sin embargo, el programa se reserva el derecho de incluir las propuestas y los informes en su página Web una vez aprobados. Además, el programa podrá publicar y distribuir un compendio de los trabajos recibidos, así como sistematizar los resultados globales de los proyectos.